Οι υπεύθυνοι των επιχειρήσεων του πεδίου εφαρμογής των παρουσών οδηγιών πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζουν κάθε προμηθευτή από τον οποίο έχουν παραλάβει ένα τρόφιμο που χρησιμοποιούν για την παραγωγή των προϊόντων της επιχείρησής τους.

Οι υπεύθυνοι πρέπει επίσης να είναι σε θέση να αναγνωρίζουν όλα τα προϊόντα που έχουν παράγει από ή με κάθε συγκεκριμένο τρόφιμο καθώς επίσης και τυχόν αποθέματα αυτών στην επιχείρηση.

Οι επιχειρήσεις οφείλουν να αναπτύσσουν και να εφαρμόζουν συστήματα και διαδικασίες που θα επιτρέπουν τη συλλογή των απαιτούμενων για το σκοπό αυτό πληροφοριών. Αυτά τα συστήματα και οι διαδικασίες θα είναι διαθέσιμα στις αρμόδιες αρχές ελέγχου, αν το ζητήσουν.